به دلیل اینکه ممکن است در محیط تجاری شما چندین کاربر برای استفاده از نرم افزار وجود داشته باشد،  قابلیت تعریف چندین کاربر با سطوح دسترسیهای مختلف در نرم افزار حسابداری پرنس درنظر گرفته شده است که در اینجا نحوه ایجاد کاربر جدید و سپردن صندوق و تعیین سطوح دسترسی به آن آورده شده است.

مرحله اول) تعریف شخص:
ابتدا باید شخصی را که به عنوان کاربرجدید قصد استفاده از نرم افزار دارد را در قسمت اشخاص تعریف کنیم.

                                                
مرحله دوم)تعریف گروه کاربری:
در این مرحله می بایست یک گروه کاربری جدید تعریف نمود برای این کار باید به قسمت تنظیمات، سربرگ  گروههای کاربری رفت :

                                              
مرحله سوم)مشخص نمودن سطوح دسترسی:
به قسمت تنظیمات، سربرگ سطوح دسترسی رفته درپنجره باز شده و درمنوی کشویی گروه های کاربری، گروه مورد نظر را انتخاب می کنیم .حالا زمان تعیین سطوح دسترسی است برای این کار می توانید به راهنمای نرم افزار (علامت سوال آبی رنگ)که در همین پنجره موجود می باشد مراجعه نموده و اطلاعات کامل را در مورد نحوه استفاده از آن بدست آورید.

                                                    
مرحله چهارم) تعریف صندوق جدید:
در این مرحله به قسمت صندوق رفته و با انتخاب  سربرگ تعریف صندوق ،صندوقی را با نام دلخواه و موجودی اولیه مورد نظر ثبت می کنیم.
مرحله پنجم) تحویل صندوق به کاربر:

                                                       
"ابتدا باید به این نکته اشاره کرد که چنانچه به کاربر صندوقی تحویل داده نشود ، از کلید پرداخت نقدی نمی تواند استفاده نماید."
برای تحویل صندوق به کاربر به قسمت صندوق، سربرگ تحویل صندوق به کاربر رفته  سپس مراحل زیر را انجام می دهیم.

در قسمت نام کاربر: نام کاربر مورد نظر را انتخاب نمایید.
در قسمت  نام صندوق: صندوقی که تحویل این کاربر می باشد انتخاب نمایید.
در قسمت  موجودی صندوق: موجودی صندوق در زمان تحویل را وارد نمایید.
در قسمت  تاریخ: تاریخ تحویل صندوق به کاربر را وارد نمایید.
 
   نهایتا عملیات را ثبت نمایید.
 
چنانچه جهت شخصی بخواهیم صندوق را حذف نماییم،می توان از کلید "ابطال" استفاده نماییم.