مقدمه : از آنجا که نیاز به ثبت اطلاعات حسابی برای اکثر مشاغل به صورت روز افزون رو به پیشرفت است و برای همه بنگاه های اقتصادی امکان به خدمت گرفتن حسابدار متخصص موجود نمی باشد در نتیجه  بنگاه ها رو به استفاده از نرم افزار های حسابداری آورده . که این قبیل نرم افزار ها این امکان را به دارنده می دهد تا با معلومات حتی محدود به حسابداریهمچون حسابداران حرفه ای اعداد و ارقام را ثبت و در موارد لزوم از آنها استفاده نمایند .

 

 

 

 

 

پیرو این مطلب نرم افزار حسابداری پرنس تولید و به هموطنان عزیز عرضه می گردد . لذا پیش نیازهایی برای شروع کار با برنامه و وارد کردن اطلاعات صحیح در برنامه وجود دارد همچنین در برنامه گزینه راهنمایی تعبیه شده که به طور مفصل در مورد تمام بخش های موجود در برنامه توضیحات جامع به صورت مصور در ا ختیار کاربر محترم قرار می دهد . 

 

     ما در این خلاصه سعی نمودیم کل عملیات شروع  به کار با برنامه و نحوه صحیح  ورود اطلاعات را طی چهار مرحله توضیح داده  که کاربر بعد از انجام این  مراحل پیش نیاز ها  را پشت سر گذاشته و عملا وارد مرحله کار با نرم افزار شده است.

کار با برنامه حسابداری را می توان در چهار بخش خلاصه نمود .

1 – وارد کردن اطلاعات اولیه .

2 – ایجاد سند افتتاحیه .

3 – فاکتور زنی و انجام تسویه حساب  و تعیین کردن نحوه دریافت و پرداخت .

4 – استفاده از گزارشات مورد نیاز .

در ادامه به توضیح  مختصری در مورد  گزینه های بالا  پرداخته و در هر قسمت که نیاز شد به راهنمای موجود در برنامه مطلب را ارجا می دهیم .

1 - وارد کردن اطلاعات اولیه :

در این قسمت می بایست اطلاعات مورد نیاز را در برنامه وارد کرده تا در ادامه از آنها استفاده شود .

این موارد  عبارتند از :

 

1 -  تعریف بخش و انبار ( البته یک بخش و یک انبار پیش فرض در برنامه موجود می باشد که که می توان از آنها استفاه نمود یا تغییر نام داده شوند . )(مراجعه  شود به راهنما >> انبار وبخش >> تعریف انبار وبخش ) .

 

 

2 – تعریف کالا ( در این پنجره اسم  تمام کالاهایی را که موجود می باشد و یا کالا هایی را که مورد معامله شما می باشد را وارد نمایید ) ( مراجعه شود به >> راهنما >>  کالا >> عملیات >> تعریف کالا)

3 – تعریف اشخاص ( نام تمام اشخاصی را که با آنها مراوده مالی دارید  از جمله خریدار فروشنده پرسنل  را وارد نمایید) ( مراجعه شود به  راهنما >> اشخاص >> عملیات >> اشخاص)

4 – تعریف بانک

 

5 – تعریف صندوق

 

6 – تعریف سرفصل هزینه ها و در آمد .

 

2 - ایجاد سند افتتاحیه :

هر مجموعه یا موسسه ای هنگام شروع کاربا برنامه  حساب های باز با اشخاص یا موجودی های کالا و چکهای دریافتی و پرداختی  , موجودی اولیه صندوق ها و بانک ها را دارد و احتیاج است که تمام این اطلاعات وارد برنامه شود در سند افتتاحیه این امکان منظور شده که شما به سادگی و بدون نیاز به وارد کردن جزییات خرید یا حساب شخص مبالغ و مقادیر نهایی را در برنامه وارد کنید ( جهت آشنایی با نحوه ورود اطلاعات و کار با سند افتتاحیه مراجعه شود به  راهنما >> حسابداری >> عملیات >>سند افتتاحیه) .

3 - صدور و انجام تسویه حساب  و تعیین کردن نحوه دریافت و پرداخت : 

بعد از انجام دو مرحله فوق تمام اطلاعات موسسه شما به همراه آمار موجودی و حسابی شما وارد برنامه شده و حتی از طریق گزارشات قابل رؤیت می باشد . پس از آن شما می توانید وارد قسمت معاملات شده و فاکتور های فروش .خرید و... را به نحوه دلخواه وارد نمایید .

طرز کار در همه فاکتور ها یکسان می باشد  اما اثراتی را که بر روی انبار و صندوق و حساب ها می گذارند به طبع نوعشان متفاوت می باشد . برای مثال ما فاکتور فروش را بررسی می نماییم .

 

 

در قسمت بالای فاکتور شماره فاکتور (به صورت پیش فرض اتوماتیک می باشد).تاریخ و شخص خریدار را وارد می نماییم . سپس کالای مورد نظر را از ستون سمت راست با دبل کلیک وارد فاکتور کرده و مقدار و قیمت را به دلخواه تغییر می دهیم . بعد از وارد کردن تمام کالاها نحوه تسویه حساب را مشخص و ثبت نهایی را انجام می دهیم . فاکتور مورد نظر ثبت و کالاها به شخص انتخابی فروخته شد . ( جهت گرفتن اطلاعات کامل  مراجعه شود به راهنما >> معامله >> عملیات >> فاکتور ...) .

 

حال زمانی را در نظر بگیریم  که قصد دریافت  یا پرداخت کردن مبلغی را به شخصی خاص داریم که ممکن است این مبلغ حاصل فروش اعتباری گذشته و یا مانده حسابی که در سند افتتاحیه ایجاد شده می باشد . در این حالت از گزینه تسویه حساب اشخاص استفاده می شود که در قسمت اشخاص قرار داد  . دراین قسمت می توان بعد از تعیین تاریخ تسویه نوع عملیات ( پرداخت یا دریافت ) را انتخاب نمود و شخص مورد نظر را تعیین و نحوه پرداخت یا در یافت را مشخص می نماییم (جهت  گرفتن اطلاعات کامل مراجعه شود به  راهنما  >> اشخاص >> عملیات >> تسویه حساب اشخاص)

4 – استفاده از گزارشات مورد نیاز :

در واقع نتیجه تمام فعالیت های انجام شده را می توان در گزارشات مختلف که برنامه ارائه می دهد مشاهده نمود و به طبع گزارشات اخذ شده تصمیمات لازم را برای اداره موسسه گرفت .

در برنامه گزارشات متعددی وجود دارد که در ادامه تعدادی از گزارشاتی که مورد استفاده بیشتری دارند نام برده می شود .

 

 

1 – گزارشات فروش  و خرید : در این گزارشات ریز فاکتور های ثبت شده در زمان دلخواه را به همراه جمع قیمت می توان مشاهده کرد  -- راهنما >> معامله >> گزارشات .

 

 

2 – گزارش تفضیلی اشخاص و گزارش اشخاص :  در این نوع گزارشات می توان مانده حساب اشخاص و یا ریز حساب یک شخص مورد نظر را مشاهده نمود . – راهنما >> اشخاص >> گزارشات

 

3 – گزارشات موجودی کالا : میزان موجودی کالا را در انبار مورد نظر می توان مشاهده کرد . --  راهنما >> کالا >> گزارشات

 

4 – گزارش موجودی بانک و صندوق : در این گزارش موجودی بان و صندوق را در یک پنجره مشاهده می کنید