شرح کلی امکانات نرم افزار ویژه ی تشریفات پرنس:

• امکان ثبت اطلاعات دقیق رزرواسیون و مدیریت فروش مراسم، با قابلیت ثبت پیگیری های آینده فروش تا منجر شدن به تنظیم قرارداد و قطعی شدن فروش.
• امکان ثبت انواع مختلف قرارداد با کامل ترین جزئیات شامل سرگروه های اصلی (مشخصات کلی مراسم، آیتم های مراسم، ملزومات مورد نیاز در اجرای مراسم، دست اندرکاران اجرای مراسم، الصاقات مراسم و نحوه ی تسویه حساب مراسم)
• امکان تنظیم متن کامل قرارداد با کامل ترین جزئیات به دلخواه مجموعه
• امکان ثبت سفارش تهیه ی غذا برای تشریفاتی هایی که دریافت سفارش هم دارند با قابلیت های مخصوص.
• امکان ثبت الگوی مراسم برای مجموعه هایی که پکیج های از پیش طراحی شده برای مراسم دارند.
• امکان درج بینهایت توضیحات ویژه ی مراسم و بینهایت جزئیات ویژه ی مراسم جهت ثبت سریع در تنظیم قرارداد، رزرو یا سفارش.
• امکان تعریف محل های برگزاری مراسم با جزئیات کامل برای استفاده در رزرواسیون و قرارداد.
• امکان گزارش گیری بسیار کاربردی از ملزومات و کالاهای مورد نیاز در مراسم با انتخاب یک یا چند مراسم و مقایسه با موجودی انبار و گزارش کسری یا مازاد بودن کالا یا ملزومات
• امکان پکیج بندی کالاها برای تهیه ی منو های غذایی یا تهیه پکیج های مختلف مانند میز شربت، خنچه ی عقد، سرویس دی جی، سرویس نور پردازی، سرویس آتش بازی و ... .
• امکان گزارش گیری و تهیه لیست خرید کالا (برای آشپزخانه) یا تهیه ی لیست سفارش کالا از انبار مبتنی بر یک یا چند مراسم (بر اساس پکیج بندی کالاها)
• امکان ثبت عملیات های انبار پس از انجام مراسم یا هر زمان دیگر، مبتنی بر یک یا چند مراسم (بر اساس پکیج بندی) (موجودی کالاها بر اساس این عملیات و مطابق مواد مصرفی در مراسم کسر می گردد)
• امکان ارسال پیامک های خودکار پس از ثبت قرارداد یا رزرواسیون
• امکان ثبت عملکرد پرسنل روزمزد و محاسبه ی حقوق و درج مبلغ حقوق در بستانکاری آن ها.
• امکان مشاهده آلبوم تصاویر مربوط به محل برگزاری به شکل زیبا و همچنین امکان مشاهده آلبوم تصاویر کالاهای تشکیل دهنده ی یک پکیج.
• امکان فسخ قرارداد و لغو کلیه ی عملیات های مالی درج شده قرارداد.
• امکان تهیه فایل اداره دارایی بر اساس قراردادهای ثبت شده.
• امکان تنظیم تقویم های مختلف ویژه ی مراسمات و پیشنهاد تاریخ های مشهور و مناسب در زمان تنظیم رزرواسیون و قرارداد.
• نمایش تقویم ویژه ی مراسمات با نمایش قراردادهای تنظیم یا رزرو شده در تاریخ های مختلف.
• ضمناً کلیه ی امکانات قبلی نرم افزار پرنس در این نسخه قابل مشاهده و استفاده می باشد. (فاکتورهای خرید و فروش، هزینه، درآمد و ...)

 گزارش قــرارداد ها

در این فرم تمامی اطلاعات قرارداد منعقد شده را نمایش می دهد، کاربر می تواند در حالت عادی بر روی وضعیت های یک قرارداد – که شامل ( ثبت شده، انجام شده و فسخ شده ) است – تاریخ مراسم، بخش، شخص یا اشخاص، بازه تاریخی قرارداد و نوع مراسم جستجو را انجام دهد. همچنین می تواند با استفاده از جستجوی پیشرفته بر روی آیتم های کم کاربرد تر قرارداد هم جستجو انجام دهد. در این فرم کاربر می تواند عملیات های ویرایش، چاپ، مشاهده نسخه چاپی، ارسال گزارش به اکسل، مشاهده نموداری اطلاعات جستحو شده و ... انجام دهد.

همچنین اگر قراردادی از یک سفارش به قرارداد تبدیل شده باشد این امکان در این فرم وجود دارد که کاربر بتواند سفارش مرتبط با این قرارداد را هم ببیند.

درصورتی که سیستم کاربر بیش از یک سال مالی داشته باشد، در این فرم این امکان هم وجود دارد که بدون انتخاب سال مالی در ابتدای برنامه، بر روی هر سال مالی به دلخواه گزارش تهیه کند.

تاییدیه انجام مراسم

در این فرم کاربر می تواند همانند گزارش قرارداد ها، قرارداد مورد نظر خود را مشاهده کرده و وضعیت یک یا چند قرارداد را همزمان با هم از وضعیت ثبت شده را به انجام شده تغییر دهد.

گزارش سفــارشات

در این گزارش هم می توان تمامی اطلاعات سفارشات ثبت شده را بسته به شرایط جستجو مشاهده کرده و بر روی اطلاعات جستجو شده عملیات هایی نظیر ویرایش، چاپ، مشاهده نسخه چاپی، ارسال گزارش به اکسل، مشاهده نموداری اطلاعات جستحو شده و ... را انجام دهد. همچنین در این فرم کاربر می تواند مستقیماً به فرم تعریف سفارشات مراجعه کرده و سفارش جدیدی را ثبت کند.

تاییدیه انجام سفارش

در این فرم کاربر می تواند همانند گزارش سفارشات، سفارشات مورد نظر خود را مشاهده کرده و وضعیت یک یا چند قرارداد را همزمان با هم از وضعیت ثبت شده را به انجام شده تغییر دهد.

گزارش رزرو مراسم

در این فرم کاربر می تواند اطلاعات کاملی از رزو ها را مشاهده کند، برای این منظور می تواند عملیات جستحوی خود را بر روی گزینه هایی همچون وضعیت رزرو مراسم، تاریخ مراسم، زمان بندی، شخص، تلفن، همراه، نوع مراسم، تاریخ تماس بعدی و ... انجام دهد. در این فرم کاربر می تواند عملیات های ویرایش، چاپ، مشاهده نسخه چاپی، ارسال گزارش به اکسل، مشاهده نموداری اطلاعات جستحو شده و ... انجام دهد.

در این فرم این امکان وجود داردکه مستقیماً رزرو انتخاب شده به قرارداد تبدیل شود، مستقیماً پی گیری رزرو انجام شود.

رزواسیون

در این فرم شما قادر به انتخاب تمامی موارد مربوط به مراسم خود می باشید:

• امکان انتخاب محل برقراری مراسم
  • امکان مشاهده تصاویر مربوطه
  • امکان مشاهده و انتخاب جزئیات برگزاری
• انتخاب زمان و مدت برگزاری مراسم، تعداد میهمان ها
  • امکان پیشنهاد تاریخ های مناسب جهت برگزرای مراسم
• امکان مشاهده منوهای ارائه شده همراه با تصاویر
  • امکان تغییر منو ها

امکان محاسبه هزینه مراسم با توجه به جزئیات مراسم – می توان با تغییر منوها و جزئیات هزینه ها را کاهش داد.

پس از ثبت اولیه رزرواسیون امکان پیگیری های مجدد موجود می باشدو نهایتا امکان تبدیل رزرو به قرارداد قطعی (یا انصرافی) می باشد.

تنظیم قرارداد/سفارش

جهت ثبت قرارداد و سفارش های تنظیم شده مورد استفاده قرار می گیرد.

در سفارش، به دلیل اینکه قصد تهیه سفارش مشتری را داریم، نمی توانیم آیتم هایی مانند دست اندرکاران، الصاقات، نوع مراسم، محل برگزاری و جزئیات مراسم را وارد نماییم.

امکانات ثبت قرارداد/سفارش:

1. مشخصات:

درج نوع مراسم، نام شخص، محل برگزاری، تاریخ و ساعت مراسم و تعداد میهمان ها و متن قرارداد و جزئیات و توضیحات مراسم در این بخش صورت می پذیرد.

از امکانات بارز این بخش، امکان مشاهده آلبوم عکس محل برگزاری، ویرایش بندهای قرارداد درج شده پیش فرض و امکان مشاهده جزئیات مراسم به تفکیک نوع مراسم

2. آیتم ها:

آیتم های توافق شده با مشتری در این قسمت درج می شود.

در تعریف کالا می توانید یک منو را تعریف نمایید و در این قسمت فقط اطلاعات منو را درج نمایید.

از امکانات بارز این بخش تغییر تعداد سفارشات به صورت هوشمند با تغییر تعداد میهمان می باشد.

3. ملزومات:

چنانچه در این مراسم نیاز به میز، صندلی و ملزومات این چنینی باشد در این قسمت می توانید آنها را وارد نمایید.

4. دست اندرکاران:

افرادی که در برگزاری این مراسم نقش دارند را در این قسمت با جزئیات سمت، تعداد نفرات و دستمزد هر نفر درج نمایید.

5. الصاقات:

چنانچه لازم باشد عکس یا فایل ضمیمه ای را در سیستم ثبت نمایید، از این قسمت می توانید اطلاعات را ثبت نمایید.

6. تسویه حساب:

امکان درج اطلاعات تسویه حساب در این قسمت وجود دارد (با احتساب تخفیف درصدی یا ریالی).

* از ویژگی های مهم نرم افزار تشریفات تبدیل رزرواسیون ها درج شده در سیستم به قرارداد و نهایی کردن آن می باشد.

* امکان چاپ قرارداد درج شده در سیستم هم با توجه به اطلاعات درج شده، هم بر روی سربرگ و هم بر روی کاغذهای عادی وجود دارد.

* بارگذاری از الگو از دیگر امکانات منحصر به فرد این قسمت می باشد که شما ابتدا بایستی الگویی را با نام دلخواه و با آیتم ها و جزئیات مد نظر درج نمایید و سپس در هنگام صدور فاکتور فقط کافی است اطلاعات جزئی را ثبت نمایید و از ثبت اطلاعات تکراری جلوگیری می شود و سرعت کاربر چندین برابر می گردد.